Gestão de documentos e prontuários de SST em Goiânia, prontos para quando alguém pedir
Um auditor fiscal, um perito judicial ou um cliente em processo de homologação de fornecedor: cedo ou tarde, alguém vai pedir os documentos de saúde e segurança da sua empresa. Para negócios de Goiânia e região metropolitana, mantemos esse acervo organizado, atualizado e com acesso controlado.
O tamanho do acervo de uma empresa comum
Mesmo uma empresa de porte médio acumula muitos documentos de SST. Alguns são da empresa toda, outros de cada estabelecimento e outros de cada colaborador:
- Programas e laudos: PGR, PCMSO, LTCAT, laudos de insalubridade e periculosidade, análises ergonômicas e relatórios de avaliações ambientais.
- Registros por colaborador: ASOs, fichas de EPI, certificados de treinamento, ordens de serviço e PPP.
- Prontuário médico ocupacional: anamneses, exames clínicos e complementares, com acesso exclusivo da área médica.
- Registros de ocorrências: CATs, investigações de acidentes, atas da CIPA e planos de ação.
Cada um tem dono, versão, data de emissão e, em vários casos, um momento em que precisa ser revisto. Quando ficam espalhados entre e-mails, pastas físicas e fornecedores diferentes, achar a versão certa vira um problema justamente quando há pressa.
Sigilo não é detalhe
O prontuário médico ocupacional contém dados de saúde, protegidos pelo sigilo médico e tratados como dados sensíveis pela LGPD. A empresa tem direito ao ASO, que informa aptidão ou inaptidão, mas não aos resultados detalhados de exames. Nosso modelo separa claramente as duas camadas: documentos de gestão ficam acessíveis ao RH e à direção; informações clínicas ficam sob guarda da área médica.
Tempo de guarda: prontuários, laudos e registros de SST têm prazos de guarda definidos por normas diferentes. Organizamos o arquivo conforme a legislação vigente e orientamos a empresa antes de qualquer descarte.
Como estruturamos o arquivo
- Inventário do que existe hoje, onde está e quem emitiu.
- Identificação de ausências e de documentos desatualizados em relação às funções e aos processos atuais.
- Padronização de nomes, versões e estrutura de pastas por estabelecimento e por colaborador.
- Definição de quem acessa o quê, com registro de consultas às informações sigilosas.
- Agenda de revisões e vencimentos, integrada ao restante da rotina de SST.
Coerência entre papel e eSocial
Os eventos de SST enviados ao governo precisam bater com os documentos. Se o LTCAT descreve um agente nocivo e o evento de condições ambientais não o informa, ou se o ASO aponta uma data e o evento de monitoramento outra, a inconsistência aparece numa fiscalização ou na emissão do PPP. Conferir essa coerência faz parte do serviço.
Por que organizar os documentos com a Medicina do Trabalho 6
Boa parte desse acervo é produzida por nós mesmos, nos exames, programas e laudos, o que facilita manter tudo na versão correta. A empresa passa a saber o que tem, o que falta e o que vence, e responde a pedidos externos sem correria. O serviço pode ser contratado sozinho ou dentro da gestão de SST.
Dúvidas sobre documentos e prontuários de SST
O RH pode ver os exames dos colaboradores?
O RH recebe o ASO, com a conclusão de aptidão. Os resultados detalhados e o histórico clínico ficam no prontuário, sob sigilo médico, e só são compartilhados com o próprio colaborador ou nas hipóteses previstas em lei.
Por quanto tempo os documentos precisam ser guardados?
Depende do documento. Prontuários, laudos e registros previdenciários seguem regras diferentes. Organizamos a guarda conforme a legislação vigente e indicamos o que pode ou não ser descartado.
Vocês organizam documentos emitidos por outros fornecedores?
Sim. Incluímos no inventário os documentos de terceiros, apontamos se estão coerentes com a realidade atual da empresa e sugerimos revisão quando necessário.
O que acontece com o prontuário quando a empresa troca de serviço médico?
O prontuário deve ser transferido ao novo médico responsável pelo PCMSO, preservando o sigilo. Orientamos essa passagem para que o histórico do colaborador não se perca.
Vamos organizar a saúde ocupacional da sua equipe?
Fale com a nossa equipe e receba orientação e orçamento sem compromisso.